Les Assemblées Générales en visio : comment ça marche ?

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Les mesures prises par le gouvernement afin de lutter contre l’épidémie de COVID-19 et affectant les entreprises sont nombreuses, et il n’est pas évident de s’y retrouver. A cet effet, le gouvernement a publié le 15 mars 2021 une FAQ portant sur les modifications des modes de tenues des Assemblées.

Parmi ces modifications, on trouve celles visant à faciliter la réunion des associés dans les SARL et SAS et permettant notamment d’effectuer tous les types d’assemblées nécessaires par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle, à ce jour jusqu’au 31 juillet 2021.

Celles-ci ne sont soumises à aucune condition tenant à l’existence d’une mesure administrative limitant ou interdisant les déplacements ou les rassemblements collectifs (confinement, couvre-feu…). Vous n’aurez donc pas à justifier d’une impossibilité de réunir votre Assemblée pour avoir recours à ce mode de réunion.

Il est possible de coupler ce mode de réunion au présentiel, et de pouvoir ainsi accueillir physiquement si vos locaux le permettent les associés souhaitant se déplacer tout en bénéficiant de la visio pour ceux contraints de rester à distance.

Le choix du mode de réunion revient à l’organe chargé de convoquer les associés pour l’assemblée selon les statuts de votre société (Président, Gérant…).

La possibilité pour les associés de participer par téléphone ou en visio devra alors être inscrite dans la convocation, qui devra comprendre en plus des documents à transmettre habituellement le lien d’accès à la réunion et les informations indispensables à la participation des associés.

Sur le plan technique, vous devrez disposer d’un matériel qui permette :

  • L’identification des membres de l’assemblée
  • De transmettre au moins la voix des participants
  • De permettre la retransmission continue et simultanée des débats

Enfin, il faudra penser à mentionner au procès-verbal de votre assemblée qu’il a été fait application de l’article 5 de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 afin de permettre aux membres de l’assemblée de participer par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle.

Ce dispositif souple et facile à mettre en place permettra au plus grand nombre de participer légalement aux assemblées générales, tout en limitant le plus possible les contacts et risques de contamination.

 

En cas de questions sur la marche à suivre, le cabinet se tient bien naturellement à votre disposition pour vous accompagner dans les formalités à accomplir.