Gain de temps et économie de coût pour l’entreprise : signons électroniquement !

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Le confinement imposé par l’épidémie de coronavirus a forcé les entreprises à s’intéresser davantage à certaines méthodes de travail : télétravail, visioconférence… et signature électronique.

Les réunions de signataires étant proscrites, impossible d’organiser des signatures classiques.

Certains se sont tournés vers des solutions pragmatiques :

  • Chaque signataire appose sa signature manuscrite sur des originaux qui sont ensuite expédiés par courrier postal au signataire suivant. Sauf que les délais postaux ne permettent pas une réactivité et un engagement rapide et simultané.
  • Chaque signataire appose sa signature manuscrite sur un exemplaire qui est ensuite scanné. Cette solution permet certes un échange rapide des documents par voie dématérialisée mais quelle valeur juridique peut-on accorder à ce procédé en cas de difficultés puisqu’aucun original ne comporte l’ensemble des signatures authentifiées ?

Reste alors la signature électronique.

Avec la banalisation du numérique, la signature électronique était déjà utilisée mais le confinement subi par les entreprises a accéléré son utilisation.

 

Qu’est-ce que c’est ?

Signer un document papier, rien de plus facile : il suffit de prendre un stylo et d’y apposer un signe distinctif personnel.

 Mais la signature électronique ? Ce n’est pas signer sur l’écran d’une tablette tactile, ni même apposer sur un document numérisée sa signature manuscrite scannée. Ces procédés sont insuffisants à assurer l’authenticité de l’engagement et l’identité du signataire ; la falsification étant aisée.

En réalité, c’est la transposition dans le monde numérique d’une signature manuscrite.

C’est l’usage d’un procédé technique d’identification permettant à un signataire d’apposer son accord sur un acte électronique et d’être bien identifié. C’est une suite de caractères invisibles.

Ce mécanisme via un certificat numérique permet de garantir l’intégrité du document électronique et d’identifier de manière fiable le signataire.

Il existe différentes plateformes de certificat numérique qualifié telles que l’Acte d’avocat électronique (signature électronique garantie par l’avocat), Certeurope, Docusign, Yousign, Sellandsign, DocuWare…

La valeur juridique de la signature électronique est reconnue équivalente à la signature manuscrite depuis longtemps, notamment par le règlement européen du 23 juillet 2014 et la transposition dans le Code civil.

 

Comment ça marche ?

L’authentification du signataire se fait généralement à double facteur :

  • Après avoir renseigné son identité par son adresse mail et son numéro de téléphone,
  • Chaque signataire reçoit un email l’invitant à consulter le document envoyé en attente de sa signature. Il peut aini télécharger et lire le document à signer.
  • Une fois le processus de signature accepté, il reçoit un SMS sur son téléphone comprenant un code de vérification à renseigner pour valider la signature électronique

 

Mais quels sont les avantages ?

Pour tous types de documents dès lors qu’ils existent en format numérique : contrats commerciaux, avenants au contrat, bons de commande, devis, note interne, réponse à un appel d’offres, etc.

Gain de temps

C’est rapide. Bien plus rapide que de parapher chaque page de chaque exemplaire de chaque document et ce par toutes les parties engagées.

La signature électronique peut être utilisée en présence de toutes les parties signataires, mais elle peut aussi se faire à distance avec une économie des déplacements, particulièrement quand les signataires sont dans des régions voire pays différents.

Economie de coûts

Au-delà de l’économie de papier (pour la planète !), l’entreprise facilite la conservation de ses documents en supprimant l’archivage papier qui a un coût et un volume de stockage important.

Alors, fini les paraphes sur toutes les pages des nombreux exemplaires et les cartons qui s’empilent ?